Процеси роботи

      Всі нові надходження проходять повну бібліотечну обробку, яка  включає в себе три етапи: підготовчий, науковий, технічний.      
     При надходженні партії  з комплектування  ми облікуємо її в спеціальному зошиті, де пишемо дату надходження, кількість екземплярів,  а потім дату передачі у відділ книгозберігання.
     Потім нові надходження розкладаємо по алфавіту і звіряємо на дублетність у генеральному алфавітному каталозі та по електронному каталогу, в якому  відразу робиться приписка: проставляється інвентарний номер, шифр переноситься на документ. Не дублетні  видання проходять наукову обробку, яка вимагає від фахівця високої професійної підготовки і широкого кругозору, значних інтелектуальних зусиль, а також великої затрати часу.
     Без процесу складання бібліографічних описів, систематизації, предметизації неможливо комплектувати й організовувати бібліотечний фонд, неможливо інформувати читачів про склад і зміст цього фонду. Цим і займається наш відділ, організовуючи систему каталогів.
     Систематизація – це визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту  за таблицею  ББК. На даний час ми користуємось кількома варіантами таблиць ББК. Потрібно ознайомитись з змістом видання, визначити індекс за таблицями, проставити індекс на документі.
      Предметизація – це визначення предметної рубрики, яка відповідає змісту, формі та призначенню документа. Для предметизації ми використовуємо інформаційно-пошуковий тезаурус, розроблений Національною парламентською бібліотекою України. Крім предметних , ми визначаємо географічні рубрики, індивідуальні та колективні персоналії, хронологію. Процес предметизації займає багато часу, адже потрібно ознайомитись з документом, правильно визначити предметні рубрики, можливо, зафіксувати нове поняття, яке не включене в Тезаурус, а також перевірити правильність предметної рубрики, точність написання.
     Наступний етап – формування каталогового запису для електронного каталогу: заповнення відповідних полів, визначення додаткових  карток та карток посилань. Комп’ютерний опис бібліотечного фонду у відповідності до міжнародних стандартів дає можливість оперативно створювати будь-які спеціалізовані каталоги, дозволяє більш гнучко враховувати інтереси користувачів та суттєво прискорити пошук необхідних видань. Наприклад, за такими позиціями: автор, назва, серія, персоналії, колектив, рідкісна книга, предметна та географічна рубрика, видавництво, електронні носії і т.д. На визначені документи в описі вводиться і при необхідності роздруковується зміст книги або збірника.
      Впровадження електронного каталогу значно збільшило обсяг роботи. Якщо  раніше на друкарській машині ми формували тільки опис документа, то зараз  у відповідні поля ми вносимо різноманітні дані, які не відображаються на каталожній карточці, але виходять на пошук і можуть використовуватись для статистичних довідок і друкування різноманітних вихідних форм. Наприклад: вид, тип, характер документа, цільове призначення, фізичні носії інформації, країна та мова видання. Це все робиться, щоб значно полегшити роботу відділів обслуговування,
     Коли бібліографічний опис сформовано, облікова форма виводиться на екран. Закладений опис не повністю відповідає вимогам оформлення каталожної картки, тому проводиться редагування, внесення відповідних змін, визначається тираж карток і роздруковується.
     Документ з каталожними картками поступає на технічну обробку. Тобто: клеїться кишенька, ярлик, пишеться шифр, інвентарний номер на документі, оформляються картки, заповнюється книжковий формуляр, картка індикатора.
     Після передачі партії картки розподіляються по каталогах , рахуються і розставляються в службові картотеки для подальшої розстановки у відповідні каталоги. Відділ формує і контролює роботу системи каталогів бібліотеки, які є складовою частиною ДБА: генеральний службовий алфавітний каталог, читацький алфавітний, систематичні каталоги.
      Система каталогів та картотек дає можливість користувачам одержувати вичерпну інформацію про всі види документів, що  зберігаються у фонді бібліотеки, ознайомитись з новими авторами та виданнями, дізнатись про стан, обсяг певних наук, тем, наукових проблем, вивчити нові терміни, народжені часом.
     Крім розстановки в каталогах також іде робота по списанню і редагуванню.  Редагування – це перевірка правильності розстановки карток, наповнення розділів,   написання додаткових карток та карток з посиланнями, виправлення помилок, написання та розміщення нових роздільників.
    При  обов’язковому користуванню  ДБА читачами  каталожні картки, особливо в систематичному каталозі, швидко зношуються, тому ми проводимо реставрацію каталогів: підклеюємо і відновлюємо картки.
     Велика ділянка роботи – вилучення карток або інвентарних номерів на документи, виключені з бібліотечного фонду, яка проводиться в усіх каталогах.  
     Крім того, відділ співпрацює з місцевими авторами і книговидавничими організаціями: визначає  індекси УДК і ББК, авторський знак на документи, що готуються до друку, консультує щодо бібліографічного опису.